Ενα νέο Τμήμα Μηχανοργάνωσης στήριξε από την πρώτη στιγμή τους πλημμυροπαθείς των Τρικάλων στο Κέντρο Υποδοχής του Δήμου Τρικκαίων. Το Τμήμα δημιούργησαν οι Εθελοντές Τρικάλων με τη συνεργασία του Δήμου.
Με πέντε άτομα – εθελοντές/τριες, σε χρόνο ρεκόρ στήθηκε το κέντρο μηχανοργάνωσης, συγκέντρωσης στοιχείων και απλοποίησης της εργασίας όλων, στις εγκαταστάσεις της e-trikala ΑΕ, ακριβώς απέναντι από το Κέντρο Υποδοχής.
Ετσι η πληροφορία που συλλεγόταν από τους εθελοντές και τους κοινωνικούς λειτουργούς του Δήμου Τρικκαίων, διοχετευόταν στο Τμήμα Μηχανοργάνωσης. Εκεί, όπως εξηγεί ο άτυπος επικεφαλής του κ. Θανάσης Σπανιάς, γινόταν καταμερισμός εργασίας και αρχική καταγραφή των πλημμυροπαθών και των στοιχείων επικοινωνίας τους (ανά Δήμο, Δημοτική Ενότητα, Κοινότητα, ξενοδοχείο διαμονής).
Ακολουθούσε καταγραφή των διανεμούμενων μερίδων φαγητών που προμήθευε ο Δήμος στους πλημμυροπαθείς, των αναγκών (φάρμακα, ρούχα, τροφή κ.α.) και της επίλυσης βασικών ζητημάτων.
Χαρακτηριστικά παραδείγματα αναγκών, η υποβολή αιτήσεων στην πλατφόρμα καταγραφής ζημιών που δημιούργησε ο Δήμος Τρικκαίων (Instahelp) και η έναρξη διαδικασιών για επανάκτηση βασικών εγγράφων και στοιχείων (π.χ. ταυτότητα).
Ένα ακόμη βασικό στοιχείο της οργάνωσης, το σύστημα επικοινωνίας μέσω SMS. Αυτό δημιουργήθηκε για να μπορεί να επικοινωνεί άμεσα η ομάδα με τους πλημμυροπαθείς ή τους προέδρους των κοινοτήτων ή τους εθελοντές για θέματα που αφορούν την κάθε ομάδα.
Ουσιαστικά το όλο σύστημα ήταν ταυτόχρονα πολυκλαδικό και συγκεντρωτικό: κάθε ομάδα του Δήμου ή των εθελοντών προσέφερε τα στοιχεία, τα οποία διακτινώνονταν κατά περίπτωση στους κατά περίπτωση ωφελούμενους.
Για παράδειγμα, άλλες οι ανάγκες όσων δημοτών Τρικκαίων ήταν μεν πλημμυροπαθείς αλλά είχαν τρόπο άμεσης στέγασης, άλλες οι ανάγκες όσων προέρχονταν από άλλους Δήμους (κυρίως Φαρκαδόνας) και αδυνατούσαν να θυμηθούν ακόμη και τα απαραίτητα για αυτούς φάρμακα.
Επομένως το σύστημα λειτούργησε, με βάση την εμπειρία των τρικαλινών εθελοντών και του Δήμου Τρικκαίων σε παρόμοιες περιπτώσεις, αλλά επεκτάθηκε σε νέα πεδία, διαμορφώνοντας, πλέον νέα δεδομένα στη διαχείριση παρόμοιων καταστάσεων.
Για το Τμήμα Μηχανοργάνωσης ενημέρωσε την Υπουργό Κοινωνικής Συνοχής και Οικογένειας, ο Δήμαρχος Τρικκαίων Νίκος Σακκάς, κατά την πρόσφατη επίσκεψή της στα Τρίκαλα.
